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BIZTEL ビジネスフォン 導入事例

グロービスさま

旧型PBXをリプレースしBIZTELを導入。
業務を大幅に効率化し、BCP対策も強化

(取材:2020年1月・追加取材2020年6月)
導入目的
目的1
社外からの営業電話対応や他部署への電話取次業務など、無駄な工数を削減する仕組みを求めていた。
目的2
災害発生時のBCP対策やオリンピック開催などを考慮し、テレワーク環境を整える必要があった。
導入後の効果
効果1
IVRの活用で、電話取次にかかっていた1ヶ月あたり20〜30時間程度の工数を削減。
効果2
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、BIZTELのソフトフォンを活用することでスムーズにテレワークへの移行を実現。

全社の業務効率化に取り組む経営管理本部。
BIZTELビジネスフォンの導入で電話にかかる工数を大きく削減。

ー事業についてお聞かせください。

王氏:
グロービスは、日本最大の社会人向けビジネススクールをはじめ、のべ1,200社もの企業に向けた人材育成支援、ベンチャーキャピタル、出版・発信事業、日本版ダボス会議である「G1サミット」の運営等を行っています。
その他に代表取締役の堀義人が力を入れていることがあります。2011年3月の東日本大震災後には復興支援プロジェクトを立ち上げ、現在は一般財団法人KIBOWの代表理事を務め、社会投資ファンドを組成し運営しています。また、2016年に「水戸ど真ん中再生プロジェクト」を始動し、2016年4月からは茨城ロボッツ・スポーツエンターテインメントの取締役兼オーナーになるなど地方創生にも注力しています。

ーご出席者の役割についてお聞かせください。

王氏:
経営管理本部情報システムチームを統括するマネージャーです。グロービスの社内システムや情報セキュリティ対策、ヘルプデスク及び情報戦略等を担当する部署です。

経営管理本部 情報システムチーム
テクノロジー・ディレクター
王 佳一 氏

堀部氏:
ヘルプデスクを中心に担当し、企画やツールの検証を行っています。BIZTELの導入や運用に深く関わっています。

経営管理本部 情報システムチーム
シニア・エキスパート
堀部 智靖 氏

ー導入拠点とご利用シーンについてお聞かせください。

堀部氏:
BIZTELビジネスフォンを仙台と名古屋オフィス、東京本社の法人対応チームの3拠点に導入し、オフィス電話として活用しています。その中でも東京本社の法人対応チームが受ける電話は他部署に取り次ぐ内容のものが多かったので、IVRを導入して要件ごとに各部署に振り分けする設定をし、業務の効率化を実現しました。

ーBIZELビジネスフォンの導入状況についてお聞かせください。

王氏:
70〜80台のハードフォンを導入し、トータル400名程度のスタッフが利用しています。今回のような新型コロナウイルス対策、その他災害発生時やオリンピック開催時期など、リモートワークの実現のためにも導入しています。

ーBIZTEL導入前に利用していたシステム環境と課題ついてお聞かせください。

王氏:
オンプレミス型の古いPBXを利用していました。ボイスメールやIVRなどがついていないため、それらの機能を利用して業務を効率化したいという各事業部からの要望に応えられていませんでした。

堀部氏:
部署異動や増員などによる電話の設定変更にとても手間がかかっていました。今後も同様の作業が発生することに加えて、新規拠点が追加されることやヘルプデスクチームでの利用も想定されていたため、新たなシステム導入を検討し始めました。

ーサービス導入の検討開始時期と選定理由について教えてください。

王氏:
2018年4月に問い合わせを行い、6月にはBIZTELに決定しました。過去にBIZTEL導入の経験があったことや、当時から手軽さや納期の速さ、サポートの良さなど総合的に良かった印象です。実際の使用感や導入実績などを他社サービスと比較し、導入を決断しています。

堀部氏:
BIZTELの特長の一つである管理画面から自分たちで設定変更できるのは特に良かったですね。

 

スモールスタートで始めて、使い勝手を確認しながら順次拡大。
BCP対策としてのテレワーク利用も想定。

ーどのような順序でBIZTELビジネスフォンを導入しましたか?

堀部氏:
まず、仙台オフィスに10台程度導入しました。使い勝手もよく、Webによる遠隔管理で効率的な運用が可能と判断できたため、次は東京本社の法人チームで導入しています。名古屋オフィスでは、既存PBXの保守が切れるタイミングを見計らってBIZTELビジネスフォンにリプレースしました。

ーBIZTELビジネスフォンの良い点について教えてください。

王氏:
各部署で業務ごとの工数を算出していますが、東京本社の法人対応チームの場合は電話の取次業務にかかっていた1ヶ月あたり20〜30時間程度の無駄な工数が削減されるなど、早速効果が出ていますね。

堀部氏:
BIZTELは手軽さが良いですね。管理画面からすぐ設定が反映できて、対応のスピード感がとても上がりました。社員が増えた場合にも電話の設定が楽ですし、レイアウト変更の場合も簡単で、複数拠点の内線化も実現できています。

王氏:
新しくPBXを買うよりも、かなりイニシャル費用が安いですし、導入の手軽さや簡単さはとても良かったです。会社全体としてクラウド型のサービスを積極的に利用する方針だったことにもマッチしていました。

ー特に活用している便利な機能はありますか?

王氏:
発着信履歴が確認できるので、電話業務の可視化ができましたね。業務改善につなげる視点でレポートを作成し分析することで、不要な営業電話等への対応時間を削減できています。今、年間500時間程度を電話対応に要していますが、これらの中で不要な対応や工数をもっと削減していきたいと考えています。
また、リモートワーク時はソフトフォンを利用していますが、手順書を用意していたので導入もスムーズでしたし、とても使い勝手が良いですね。

ー今後の展開について教えてください。

堀部氏:
BIZTELを全社に展開することやコールセンターで利用することも検討していきたいと思います。

王氏:
BIZTELのようなセキュリティ面でも安心なクラウドサービスを積極的に活用しながら、全社の生産性向上、業務効率化のためにコミュニケーションに関わる領域で成果を上げていきたいと思います。

社名 グロービス
事業内容 ・学校法人 グロービス経営大学院
 ・日本語(東京、大阪、名古屋、仙台、福岡、オンライン)
 ・英語(東京、オンライン)
・株式会社 グロービス
 ・グロービス・エグゼクティブ・スクール
 ・グロービス・マネジメント・スクール
 ・企業内集合研修
 ・出版/電子出版
 ・「GLOBIS知見録」
・株式会社 グロービス・キャピタル・パートナーズ
・顧彼思(上海)企業管理諮詢有限公司
・GLOBIS ASIA CAMPUS PTE. LTD.
・GLOBIS Thailand Co. Ltd.
URL https://www.globis.co.jp/

本事例で導入されている主なサービス・オプション

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