NEW
2021.09.29

【固定端末/携帯端末】ビジネスフォンの選び方とは?ポイントや想定トラブルを紹介

かつては「アナログ回線・固定電話のビジネスフォン」という組み合わせが一般的だった企業の電話環境も、現在ではIP電話やクラウド型のPBXなど、手段が増えています。多様な選択肢からビジネスフォンを選ぶにあたっては、選定のポイントを確実に押さえ、将来的に後悔しないように意思決定をする必要があります。
この記事では、ビジネスフォンを選ぶ際に注意したい点や、導入時・導入後に起こりがちなトラブルについて紹介します。

1. ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、内線・外線機能を併せ持った企業向け電話のことを指します。まず、以下ではビジネスフォンの基礎知識について紹介します。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは一般的に電話端末と「主装置」という通話の制御を行う交換機の組み合わせで構成されており、外線と内線をシームレスに接続できるという特徴があります。主装置を介することで、一つの外線番号が複数の電話端末で利用できます。また、自社内の電話端末間での内線通話も可能です。
近年ではビジネスフォンと同様に内線/外線の接続を行う手段として、VoIPを用いたIP-PBXや、PBXをクラウドで提供するサービス(クラウドPBX)なども登場し、選択肢が増えています。

ビジネスフォンの導入メリット

ビジネスフォンの導入においては、以下の3つのメリットがあります。

  • 柔軟な内線設定:部や課など、社内の組織ごとに内線を設定することで、効率的な取次業務を行うことができます。
  • 外線番号の節約:例えば、代表番号のみを外線番号とし、組織内は内線とするといったように、外線番号の契約数を最小化してコストを下げることが可能です。
  • 複数からの入電に対応可能:同時に複数の電話に対応できるため、通話中で電話に出られないケースを減らすことができます。

ビジネスフォンの費用感

ビジネスフォンはその導入規模にもよりますが、一例を挙げると以下のような費用感です。

※「BIZTELビジネスフォン」の場合
(内線番号数が80、最大同時通話数が30のプラン)

  • 初期費用30万円
  • 月額費用8万円
  • その他、固定端末を利用する場合は、別途1台あたり数万円程度が必要。

2. ビジネスフォンの選定ポイント

以下では、ビジネスフォンを選ぶ上で注目すべきポイントや注意すべき観点について解説します。

提供機能

まずは、基本機能である内線設定や転送機能に加え、自社に必要となる機能が充足しているかを確認するとよいでしょう。
とくに電話でのやり取りが多い事業を行っている場合は、十分な機能が備わっていることが大切です。例えば、自社で保有するCRMなどのシステムとの連携性については、電話応対や後続業務の効率の観点から、大切なポイントとなります。また、ビジネスフォンの利用目的によっては、IVRや通話履歴の管理、通話録音などの機能も有効といえます。

拡張性

ベンチャー企業など今後の規模拡大が見込める事業者においては、ビジネスフォンの拡張性を確認することが大切です。

具体的には、電話回線の工事が不要で、レイアウト変更を意識せずに電話端末が増減できる、クラウド型のサービスを検討することをおすすめします。
また、端末数の増加に伴って発生する内線等の設定作業が容易に行えるかなど、運用のしやすさもポイントとなります。

導入期間

とくに自社内に設備を置くタイプのビジネスフォンでは、設置工事が必要なため導入までの期間が長期化する傾向にあります。短期での導入を検討したい場合は、ここでもクラウド型のサービスが有効といえるでしょう。クラウド型のサービスを利用することで、機器の設置工事が不要となり、比較的早く導入できます。

利用可能な端末

電話端末には固定電話以外にもさまざまな種類があるため、自社のビジネススタイルに応じて選定することが重要です。

例えば、営業担当者が多く、外出先でも電話を受けられるようにしたい場合は、内線通話やオフィスあての電話を着信させる機能を搭載した携帯電話端末が有効です。
また、電話端末の購入費を削減する観点から、PCで操作するソフトフォンの利用も考えられます。ビジネスフォンを選ぶ際には、各サービスが提供・対応している端末について確認するとよいでしょう。

3. 導入時や導入後に起こりがちなトラブルとは

ビジネスフォンの導入時や導入後に、トラブルが発生するケースがあります。以下では、発生しがちなトラブルとその対応方法について解説します。

要件の急な変更や認識違い

よくありがちなのが、認識違いによるトラブルです。

事前の打ち合わせを済ませて導入に踏み切ったタイミングで、社内の環境などの要件に認識のズレや思わぬ変更があり、頓挫するケースも意外に多く存在します。
ビジネスフォンを導入する際には、セキュリティや回線環境、利用するシーンなどは事前にきちんと確認しておかなければなりません。要件についてサービス提供事業者と漏れなく認識合わせをしたうえで進めることが重要です。

導入工事の遅延

オンプレミスのサービスを利用する場合、主装置やPBXといった機器の設置や配線工事が必要となりますが、オフィスレイアウトによっては当初の想定よりも期間がかかるケースもあります。

事前にサービス提供事業者に下見を依頼するなど、できるだけ想定外の事態が発生しないように準備することが大切です。また、設置工事が不要であるクラウド型のサービスを採用することも、こうした遅延リスク回避のための一つの選択肢となるでしょう。

通信の途切れや音質の低下

IP電話を採用するケースでは、インターネット環境の状況によって通信の途切れや音質の低下が発生することがあります。導入時にSLA(サービス品質保証)等を確認したうえで高品質の回線サービスを選定するなど、自社オフィスのインターネット環境の改善が有効な対策となります。

機器の故障

固定電話端末や主装置・PBXなどが故障し、架電や受電ができなくなるケースもあります。とくに主装置やPBXが故障した場合は、業務に大きな影響が発生してしまいます。

こうした場合、ビジネスフォン提供事業者へ修理を依頼することになりますが、電話の不通状態はできるだけ短くしたいため、依頼の手順や修理の受付・実施ができる時間帯、対応にかかる標準的な日数などについて、サービス選定の時点であらかじめチェックしておくことをおすすめします。

4. ビジネスフォンの代表的なサービス

ここでは、ビジネスフォンのサービスの中から代表的なクラウド型IPビジネスフォンである「BIZTELビジネスフォン」を紹介します。

BIZTELビジネスフォン

主な特長は以下のとおりです。

  • クラウドPBXを採用:BIZTELビジネスフォンは導入期間が短く、拡張性にも優れるクラウド型のPBX/CTIを採用しています。インターネットにつながればどこでも利用可能であるため、在宅勤務体制や多拠点化にも有効です。
  • 低コスト:利用規模に応じて細かく料金を設定しており、余計なコストを支払う必要はありません。
  • さまざまな端末が利用可能:固定端末はもちろんのこと、PC向けのソフトフォンも使うことができます。また、スマートフォン等のモバイル端末を利用する企業向けに、「BIZTELモバイル」というクラウド型FMCサービスも提供しています。

5.まとめ

この記事ではビジネスフォンについて、選び方やよくあるトラブルとその解決方法を解説しました。

ニューノーマル時代においてはテレワークの普及や事業環境の変化もあり、企業の電話インフラにも柔軟性が求められます。こうした背景から、インターネット環境があれば利用でき、機器の設置や工事が不要なクラウド型のサービスを活用するケースが増えてきています。また、出先でも電話対応をする必要がある場合には、携帯端末が使えるビジネスフォンが望ましいでしょう。

自社での利用シーンを踏まえ、要件にあったサービスを選定してみてください。