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  • 2018.02.16

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【おすすめツール5選】コミュニケーションツールを活用してリモートワークを実践しよう!

ナレッジ

リモートワークは個人に合わせた多様な働き方を実現します。政府も働き方改革を掲げて企業文化や労働制度の改革に乗り出し、企業でも積極的に取り組みが進められています。

しかし、自社の労働環境を変えるためにいきなりリモートワークを導入することは困難でしょう。オフィスを離れて仕事をする環境づくりにはリモートワークの理解が必要です。

  • リモートワークの基礎知識やメリットを知りたい
  • リモートワークに役立つツールを知りたい
  • リモートワークの導入方法を知りたい

といったお悩みを抱えてはいないでしょうか?

本記事では、そんなお悩みを解決するためにリモートワークの基礎知識からオススメのコミュニケーションツール、導入時の注意点まで解説します。

リモートワークの導入を検討する際にぜひご活用ください。

リモートワークとは

リモートワークとは、会社のオフィスに出社せず、自宅やレンタルオフィスなど会社から離れた場所で仕事を行う勤務形態のこと。リモートワークと似ているテレワークや在宅勤務も会社以外の場所で働くことに違いはありません。

テレワークの語源は「tele(遠く)」「work(働く)」なので、遠隔での仕事と訳せます。在宅勤務も文字通り自宅での仕事のこと。テレワークや在宅勤務も含めてリモートワークという言葉がよく使われます。

リモートワークの現状

政府が提唱する働き方改革の中でも介護や育児を仕事と両立できる手段として取り上げているのがリモートワーク。過労死や長時間労働による健康への悪影響を懸念して企業でもリモートワークを推進しています。

しかし、会社から離れて仕事をすることで管理者が労働時間を把握しづらい面があります。無駄な時間の削減というメリットも長時間労働になってしまうのでは本末転倒です。

そのため、政府は働き方改革実行計画のなかで「柔軟な働き方がしやすい環境整備」の取り組みとして、リモートワークのガイドライン制定や導入支援を進めています。働く実態に合わせた勤務制度の整理や働き手へのセーフティネットの整備が進むと思われます。

リモートワークのメリット

会社から離れて仕事をするリモートワークには様々なメリットがあります。リモートワークの3つのメリットについて解説します。

社員に合わせた働き方を実現できる

リモートワークは個人の事情に合わせて働くことができます。育児や介護をしなければならない人にとっては、電車を乗り継いで定時に会社に出社することは大きな負担です。リモートワークを導入することで勤務地を選ばず通勤時間や勤務時間も調整でき、柔軟に働くことができます。

コストを削減できる

リモートワークの社員が増えればさまざまなコストを削減できます。会社に出社する必要がないので、社員の交通費やオフィスの備品にかかる費用はかかりません。会社に社員を収容するスペースも縮小できるので、自社に適したオフィスへの移転やオフィス自体をなくすことで固定費も削減できるでしょう。

全国から人材を獲得できる

リモートワークであれば全国から人材を獲得できます。特定の拠点を持たないので、場所を問わず人材を採用することが可能です。労働人口の減少が続き、人手不足に陥っている企業も少なくありません。拠点にこだわって採用を続けてもリーチできる人材は限られます。リモートワークによって国内はもちろん、海外の人材獲得も夢ではありません。

リモートワークに役立つコミュニケーションツール

リモートワークの実践にはツールの導入が不可欠です。いきなり会社以外で仕事をしようにも連絡や勤怠、会議などツールなしでは行えません。本記事では、コミュニケーションに役立つツールを紹介します。

チャット

チャットは文字ベースで手軽にコミュニケーションをとれるツールです。社内では口頭で行なっていた情報連携もチャットで置き換えられます。リアルタイムでコミュケーションをとれるため、リモートワークでは必須のツールです。

チャットワーク

チャットワークは誰でも使えるシンプルな機能が特徴のチャットツールです。使いやすさが洗練されており、初心者でもすぐに使い始められます。グループチャットやビデオ通話などの機能も十分に備えています。

機能

  • グループチャット
  • ファイル共有
  • タスク管理
  • ビデオ通話

価格

規模や用途に応じて4つのプランが用意されています。

  • フリー(無料)
  • パーソナル(1ユーザーあたり 400円/月)
  • ビジネス(1ユーザーあたり 500円/月)
  • エンタープライズ(1ユーザーあたり 800円/月)

Slack

Slackは世界中で利用されているチャットツールです。2014年にローンチした後、爆発的な成長を続けています。Slackの特徴は何といっても外部サービスとの連携。外部サービスと連携することでサービスを切り替える必要がありません。グループチャットやファイル共有などの基本機能ももちろん備えています。

機能

  • グループチャット
  • ビデオ通話
  • ファイル共有
  • 外部サービス連携

価格

規模やチームにより3つのプランが用意されています。

  • フリー(無料)
  • スタンダード(1ユーザーあたり 850円/月)
  • プラス(1ユーザーあたり 1600円/月)

電話

リモートワークに不可欠なのが電話環境です。オフィスでは当たり前にあった電話がリモートワークでは必須のコミュニケーションツールになります。チャットのように文字ベースでは、複雑な情報を伝えることができません。相手との対話を通じた電話だからこそできるコミュニケーションがあります。

また、社内であればチャットや音声チャットで対応できるシーンも多いですが、顧客など外部からの電話をチャットツールに置き換えることは現実的には難しいでしょう。外線着信をリモートワーク中の社員につなぐ方法についても検討しておく必要があります。

BIZTEL

BIZTELは電話環境をクラウドで効率化するクラウド型テレフォニーサービスです。BIZTELの機能の一つとしてクラウド型のモバイル内線化を実現するBIZTELモバイルがあります。携帯端末を内線化することで、かかってきた電話を取り次ぎたいときでも折り返すことなく携帯端末から転送が可能。オフィスに限らずどこでも内線環境を構築でき、まさにリモートワークにうってつけの機能です。

また、BIZTELにはPBX機能をインターネット経由で利用できるBIZTELビジネスフォンがあります。従来のPBXは社内に設置する必要があり、導入コストはさることながら停電や災害に弱いといった弱点がありました。しかし、クラウドPBXを活用したBIZTELビジネスフォンならネットワーク回線を利用するため、災害に強いというメリットがあります。リモートワークにおいて連絡がとれなくなることは一番に避けなければなりません。BIZTELビジネスフォンなら災害などのトラブルが起こっても安心です。

BIZTELモバイル

機能

  • 代表番号発着信
  • IVR(自動音声応答)
  • グループ着信
  • ダイヤルイン着信
  • 不在応答/定時応答
  • ピックアップ
  • 保留
  • 転送
  • パーク

価格

  • 初期費用(60,000円〜)
  • 月額費用(30,000円〜)

BIZTELビジネスフォン

機能

  • 代表番号発着信
  • IVR(音声ナビ)
  • グループ着信
  • ダイヤルイン着信
  • 不在応答・定時応答
  • ピックアップ
  • 保留
  • 転送
  • パーク
  • ブラインド転送

価格

  • 初期費用(50,000円〜)
  • 月額費用(21,000円〜)

ビデオ通話

ビデオ通話はコンピューター上でお互いの映像を見ながら会話やウェブ会議ができるツールです。チャットや電話では相手のしぐさや表情がつかめません。その点、ビデオ通話では相手を見ながら会話ができるので、オフィスにいるのとなんら変わりなくコミュニケーションをとることが可能です。

Skype / Skype for Business

Skypeはマイクロソフトが提供するビデオ通話アプリ。シンプルで使い易い画面になっており、アプリをインストールすればすぐに利用できます。オンラインだけでなく世界各地に通話することができる点も魅力です。ビデオ通話機能だけにとどまらず、写真やメッセージ、絵文字なども共有でき、コミュニケーションの幅が広がります。

機能

  • ビデオ通話(テレビ会議)
  • チャット
  • ファイル共有
  • 画面共有

価格

無料で使えます。別途マイクロソフトが提供するOffice365を購入することでOfficeアプリケーションとの連携が可能です。

appear.in

appear.inはウェブサイト上から作成したリンクを共有することで、すぐにビデオ通話を利用できるサービスです。アプリケーションをインストールする必要がなく、ウェブサイト上のテキストフィールドに文字を入力するだけでリンクを作成できます。作ったリンクを相手に連携するだけでビデオ通話ができる画期的なサービスです。

機能

  • ビデオ通話
  • 画面共有
  • 外部サービス連携

価格

基本的に無料で利用できます。PROプランでは同時に利用できる人数や機能が異なります。

  • Free(無料)
  • PRO(9.99ドル/月)

コミュニケーションツール導入の注意点

リモートワークにコミュニケーションツールは不可欠ですが、ツールの導入には注意が必要です。コミュニケーションツール導入の際の注意点を解説します。

コミュニケーションを増やす

リモートワークとオフィスで働く大きな違いは対面でのコミュニケーションです。対面では相手のしぐさや表情などの非言語情報を受け取れます。普段は気づきづらいですが、言葉以外にも相手の何気ないしぐさや表情から得る情報はコミュニケーションにとって重要です。

しかし、リモートワークで中心となるチャットは文字ベースのため、非言語情報が得られません。そのため、しぐさや表情の代わりに絵文字や感嘆符をチャットに織りまぜることが大切。ただの文章だと相手が怒っているように思えますし、きちんと伝わっているのか実感できません。また、曖昧な伝え方は禁物です。情報が明確に伝わるように文章を見直しましょう。

状況に応じて使い分ける

日常業務でよく使うコミュニケーションツールとしては、チャットやメール、電話があります。それぞれ状況に合わせて使い分けることが重要です。緊急度や顧客に合わせて使い分けましょう。

メールであれば、相手の在席状況がわからないので緊急度が低いチャネルです。一方、チャットでは相手の在席状況がわかるので、なるべく早く見てもらいたい時のチャネル。緊急度が高く、早急に連絡をつけたい場合は電話一択です。

また、顧客によってはチャットやメールでは真意が伝わらないことがあります。微妙な言葉のニュアンスによって生じる誤解は避けなければなりません。リモートワークはチャットに頼りがちですが、スピーディーな双方向コミュニケーションには電話が最も効率的です。

チャットやメールは相手の状況に応じて返信を待てるので気軽に利用できますが、電話となると心理的なハードルが高くなる傾向があります。しかし、緊急度や明確なコミュニケーションを考えると電話も不可欠なツールです。リモートワークを導入する際に電話も忘れずに検討しましょう。

まとめ

リモートワークは、企業文化や労働制度を一新し、生産性を高める柔軟な働き方を実現する勤務形態です。リモートワークを導入するためにはツールの導入が不可欠。なかでもコミュニケーションツールはリモートワークの要となります。

コミュニケーションツールとしてチャットと電話は欠かせません。気軽に情報共有できるチャットはメインのツールとなります。しかし、緊急度に高い場合には電話以外の選択肢はありません。チャットに目が行きがちですが、必ず電話も導入しましょう。リモートワークを検討する中でコミュニケーションツール導入の足がかりになれば幸いです。


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