2021.05.24

BIZTEL API使ってみた Vol.3 TableCheckの空席状況に応じたガイダンスを設定したい

「BIZTEL API使ってみた」シリーズでは、BIZTELがもっと便利に使えるようになるAPI連携機能を活用して、サービス担当者がさまざまな機能の実装にチャレンジします。

前回の記事はこちら:BIZTEL API使ってみた Vol.2 AWSのデータを活用してIVRで自動処理させたい

今回は飲食業界で広く使われているTableCheck(旧TableSolution)とBIZTELの連携による、空席状況に応じたガイダンス機能の設定についてご紹介します。

チャレンジ担当者紹介

API_challenger

今回やってみたいこと、実現したいこと

今回は、飲食業界で広く使われているTableCheckと連携して、満席時と空席時でそれぞれガイダンスの内容を変更する方法をご案内します。

使用するツール

  • BIZTEL IVR
  • BIZTEL API連携IVR ※オプション
  • BIZTEL 音声合成機能 ※オプション
  • TableCheck

想定する動作の流れ

TableCheck上の空席時と満席時で、ガイダンスが変わっていることを確認します。

API3_Workflow

設定の実践

※今回の設定には、TableCheck側で別途ご契約が必要です。

まず設定に入る前に、BIZTELとTableCheckを連携するにあたって、以下2つの内容について気をつける必要があります。

  • 店舗番号を登録しておく
  • 電話番号は、+81の形式に変更する必要がある

では、BIZTELのIVRへの設定をご説明します。

ダイヤルIVR設定

①「IVR」のメニューから、各IVRのハコをまず作成します。

内線番号:7830 → ダイヤルIVR
内線番号:7831 → API連携IVR

API3_IVR1API3_IVR2

②「共通ガイダンス」から、各ガイダンスを作成します。

以下は一例です。

初期ガイダンス
 お電話ありがとうございます。

操作ガイダンス
 本日の予約をご希望の方は1を押してください。それ以外の方は2を押してください。

API3_IVR3

③ダイヤルIVR(7830)に戻って、各設定を行います。

まずは、ガイダンスを設定します。

API_IVR4

次に、ダイヤル設定で1を押したときにAPI連携IVRに行くように設定します。


今回は省きますが、2を押したときは翌日の予約確認や、SMSの案内、もしくは店舗に直接かかるなどの設定が可能です。
IVR機能はやりたいこと次第で幅広く応用が利きますので、用途に応じて設定いただければと思います。

API_IVR5

API連携用IVR設定

ここでは当日分の予約が可能かを取得するAPIの設定を行います。

①ガイダンス

前の段で必要なガイダンスの設定は終わっているので、とくに設定せずに次に行きます。

②API連携設定

以下のパラメータで設定します。

API連携種別 マニュアル
URL ※1※2

https://cti.tablesolution.com/xxxxxxx/availability?cti_number=+81{CALLED.START(1)}&date={DATE.DATE_FORMAT(Ymd)}&is_online=false

メソッド GET
リクエストヘッダ Content-Type:application/x-www-form-urlencoded
リクエストボディ なし
受付入力 ※3 入力なし

※1 cti_numberは店舗番号、dateは本日日付YYYYMMDD形式で設定されます。
※2 URLのxxxx箇所はご契約によって違いますのでご確認ください。
※3 入力なしにすると、ガイダンスを流さずにAPI連携を開始します。
 このフローでガイダンスを作成していない理由は、ここで無視する設定を入れるためです。

API_IVR6

③APIレスポンス設定

APIで問い合わせた結果のレスポンス設定を行います。
想定としては、まず予約可能・予約失敗・APIエラーに対応できるように3つのレスポンスを設定します。

優先順位1:予約可能だった場合

レスポンスコード 200(成功を意味する)
レスポンスパターン /true/
変数抽出パターン なし
ガイダンス形式 リアルタイム音声合成(標準ガイダンスでも可能)
API連携後ガイダンス 任意
転送先

特定のコールセンターなど ※

※今回は予約用のコールセンターに着信するケースを想定します。

API_IVR7
処理時のガイダンスは都度形成する音声合成と、あらかじめ登録しておいた標準ガイダンスから選択可能ですが、今回はせっかくオプションがあるので音声合成を選んでいます。

優先順位2:予約不可能な場合

レスポンスコード 200(成功を意味する)
レスポンスパターン /false/
変数抽出パターン なし
ガイダンス形式 リアルタイム音声合成(標準ガイダンスでも可能)
API連携後ガイダンス 任意
転送先

特定のコールセンターやガイダンス、ビジーなど ※

※今回はビジーにします。

API_IVR8
今回は特に設定していませんが、「満席でした」で切断すると若干不親切になってしまいますので、店舗に転送する、別日程予約のためのSMSのフローに回すなども併せて設定いただければと思います。

優先順位10:エラーカバー

運用をしていると、予期せぬエラーが発生することがありますので、その対応も設定しておきましょう。

レスポンスコード 設定しない
レスポンスパターン 設定しない
変数抽出パターン なし
ガイダンス形式 リアルタイム音声合成(標準ガイダンスでも可能)
API連携後ガイダンス 任意
転送先 特定のコールセンターやガイダンス、ビジーなど ※

※今回はビジーにします。

API_IVR9
例えば、エラーコード(400や500番台)が返ってきたときのために、成功例以外のすべてのケースをエラーとして処理できるように、暗黙のルールを先に設定しておくのがこの部分になります。
なにかしらのエラーが発生したため、予約できない旨のガイダンスを流して電話を切っています。これも実際の運用ではもう少し親切に、どこかに転送するなどの設定をしていただければと思います。

結果

該当店舗の電話番号を、IVR1段目の7830に設定し、その後、TableCheckから席を満席にしたり、空席にしたりして電話をかけてみます。

ガイダンスがきちんと切り替えられているかを確認してみましょう。
切り替えができていれば設定完了です。

振り返り・まとめ

・BIZTELの設定だけではなく、TableCheck側でも店舗番号や座席の設定がありますので、そちらも忘れずにご登録をお願いします。
・最初に内線番号のハコを作らないと、後で転送の設定をする際に設定先が用意されていないため、やり直しになる箇所があります。IVRを設定する前に、手書きでもいいのでフロー図などを書いておくとわかりやすいです。

一番忙しい満席の際に、電話応対の業務を別の場所や時間帯にスライドできることがメリットです。是非ご活用ください。

編集後記

今回の「BIZTEL API使ってみた」では、TableCheckの空席状況を参照して、BIZTELのIVR機能を活用して状況別にガイダンスを設定する、という仕組みを実践しました。

BIZTELでは、API連携によってさまざまな利用シーンに対応することができます。

「BIZTEL API使ってみた」ではこのように実際にBIZTELの利用者が思いついた業務改善のアイデアを、読者のみなさまが簡単に設定・実現できるよう、これからもさまざまな機能を紹介していく予定です。

いまBIZTELをご利用中のお客さまも、「こんなことがしたい」というご希望がございましたら、BIZTELサービス担当までご相談ください!