2022.04.04

クラウドPBXでもFAX機能は使える?主な実現方法を紹介

現在ではクラウドPBXの利用が広がりつつあり、保守契約期限の満了を待ってオンプレミス型からの移行を検討する企業が増えています。

一方で、「クラウドPBXへ移行した後も、FAXはそのまま利用し続けることができるのか」といった疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。現在でもFAXを通信手段として利用している企業も多く、FAXの利用可否は重要な考慮ポイントです。

この記事では、クラウドPBXを導入した場合にFAXを利用する方法について解説します。

1. クラウドPBXを導入した場合、FAXは利用できるのか

クラウドPBXを導入した場合、利用している複合機・電話機の種類やクラウドPBXのサービスによっては、FAXの送受信ができなくなるケースがあります。

FAXは従来型の電話回線(アナログ回線)を利用するものが多いです。FAX機で読み取った原稿のデータを電子信号に変換し、電話回線を通して受信側のFAX機に送信することで、受信側で原稿の内容が復元されるという仕組みです。
そのため、電話回線ではなくインターネット回線を用いた通話機能を持つクラウドPBXを導入した後は、そのまま利用することができません。

しかし、クラウドPBX導入後にもFAXを継続利用できるようにする方法はいくつか存在します。次章では、クラウドPBXでFAXを利用する具体的な方法について紹介していきます。

2. クラウドPBXでFAXを利用する方法

以下では、クラウドPBX導入後もFAXの利用を継続するための3つの方法をご紹介します。それぞれのメリット・デメリットを確認して、自社の状況に応じた利用方法を検討するとよいでしょう。

変換アダプターの利用

FAXはアナログの電話回線を利用して送受信を実施しているケースが多いです。そのため、クラウドPBXとFAXを連携させるためには、変換アダプターを利用してデジタル・アナログ変換を実施する必要があります。この方法であれば、複合機などの既存のFAX送受信環境をそのまま利用できます。

ただし、変換アダプターで信号を変換する場合、インターネット回線の品質状況によって遅延が発生するおそれがあります。そのため通信品質に敏感なFAXの送受信に少なからず失敗するケースがあり、推奨はしておりません。そのほか、当然ながら変換アダプターの購入費用もかかります。

FAX用にアナログ回線を維持する

FAXを利用するというだけであれば、クラウドPBX導入時にすべての回線を切り替えるのではなく、FAX専用に電話回線を残しておく方法もあります。これにより、現状とまったく同じようにFAXを利用することが可能です。

ただし、すでに電話回線を設置しているのであれば有効な方法ではありますが、FAXのためだけに回線を維持し続けなければならないデメリットがあります。また、在宅勤務を実施する際に、一部の社員が出社してFAX対応をする必要があるといった課題も残るため、この方法ではクラウドPBX導入のメリットを完全に活かすことができないでしょう。

インターネットFAXの利用

電話環境をクラウド化する場合、インターネットFAXの利用が最も一般的な方法でしょう。インターネットFAXとは、相手から送られた書類をデジタルデータに変換して受信する仕組みです。PCやスマートフォンから送信するファイルを指定できます。

インターネットFAXでは、基本的にPDFファイルでデータの送受信を行いますが、必要であればプリンターにてファイルを印刷して紙で閲覧することも可能です。

インターネットFAXとクラウドPBXを併せて利用することで、電話回線が不要になったり、電話やFAXといった通信機器が場所を選ばずに利用できるようになったりするなど多くのメリットがあるため、もっとも相性が良いといえるでしょう。ベンダーによっては、クラウドPBXとインターネットFAXのサービスをあわせて提供している場合もあります。

3. インターネットFAXを利用する3つのメリット

それでは、インターネットFAXを利用するメリットはどこにあるのでしょうか。以下では、インターネットFAXの主なメリットを3つ紹介します。

どこからでもFAXを送受信できる

従来のFAXは端末(複合機など)からのみ送受信が可能でしたが、インターネットFAXはインターネット経由でファイルを送受信するため、外出先や自宅といったオフィス以外の場所でもFAXが利用できます。

これは、在宅勤務やテレワークを導入する際にも大きなメリットになります。またスマートフォン経由でも利用できるため、出張などの際、外出先から素早くFAXの内容を確認したい場合にも便利です。このようにインターネットFAXは、様々な拠点・環境で仕事を進める必要がある企業に適しているといえるでしょう。

コスト節約

インターネットFAXはインターネットを介してデジタルデータを扱うため、送受信するためにPCやスマートフォンなどがあればよく、FAX本体や複合機は不要です。こうした端末の値段は決して安くはありませんので、機器のコストを削減できる点は大きなメリットといえるでしょう。

FAXを送受信するたびに紙に印刷する必要がないため、紙代やインク代などのコスト削減にも繋がります。もちろん必要に応じて紙に印刷することができるため、利便性は高いです。
また、電話回線を敷設していない場合、FAXを利用するには回線敷設工事が必要となりますが、インターネットFAXであれば回線敷設の費用が不要である点もメリットといえるでしょう。

拠点間で情報共有が可能となる

自社の事業所が複数ある場合、従来のFAXでは情報を共有する際に手間と時間がかかります。

一方で、インターネットFAXであれば、どの拠点からも共通のFAXデータを参照することができます。インターネット経由で自由に受信内容を確認できるため、届いたFAXを他の拠点に配布するような手間が不要です。

4. BIZTELのインターネットFAX

クラウドPBXサービスである「BIZTEL」では、オプション機能としてインターネットFAXを提供しています。
BIZTELのインターネットFAXは、月間1,000枚までの受信は無料で利用可能です(1001枚以降、1枚14円)。また、送信も1枚20円と低コストで利用できます(2022年3月現在)。

また、既存のアナログFAXからインターネットFAXにボイスワープ等で転送することで、転送通話料はかかりますが現在の番号を継続利用して受信できます。
BIZTELでも多くのお客様がこのスタイルでFAXのクラウド化を実現しています。

クラウドPBXの導入を考えている方は、インターネットFAXも利用できるBIZTELを検討してみてはいかがでしょうか。

BIZTELのインターネットFAXについてはこちら

5.まとめ

この記事では、クラウドPBXを導入した場合に、FAXを利用する方法について解説しました。クラウドPBXの導入後もFAXを利用する方法はいくつかありますが、なかでもインターネットFAXはクラウドPBXと相性が良く、どこからでも送受信が可能で、コストも抑えられるといったメリットがあります。

クラウドPBXの導入を検討する際、FAXの利用可否については確認を忘れてしまうケースも多いです。クラウドPBXのサービス選定時には、インターネットFAXに対応しているか、またそのコストはどの程度なのかをあわせて確認することをおすすめします。