クラウドPBXで内線はより便利になる！様々なメリットを紹介

通話料が発生しない内線電話を、社内でのコミュニケーションに活用している企業は多いのではないでしょうか。一方で、テレワークが進む現代では、オフィス内のみならず、場所を選ばずに内線を利用するための工夫が求められるようになってきました。

クラウドPBXを導入すれば、外出先でも内線電話を利用できるなど、内線をより活用しやすくなります。この記事では、内線と外線の違いや内線のメリットに加え、クラウドPBXにより実現する内線の活用方法について解説していきます。

1. クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来は社内などに設置していたPBX（Private Branch eXchange：構内交換機）をクラウド化したものです。インターネットを介して通話ができ、場所を問わずに会社の代表番号による発着信が可能です。また、Webブラウザなどから簡単に設定変更が実施できるなど、より便利な電話環境が実現します。

クラウドPBXではクラウド上にあるPBX機能を利用するため、物理的な機器が必要なく設置工事も不要です。またサービスの契約後、素早く利用を開始できます。

このように多くのメリットが得られるクラウドPBXは、新たに電話環境を構築する際や、オンプレミスPBXの保守契約の期切れでリプレイスを行う際の有効な選択肢といえるでしょう。

2. 外線と内線の違い

ビジネスで電話を利用する際には、外線と内線を使い分けることが一般的です。そもそも、両者にはどのような違いがあるのか、整理してみましょう。

外線とは

外線とは、電話会社と契約することで利用できる「施設や組織の外にいる、他の利用者との通話」を目的とした電話回線です。

03や06から始まる地域番号や、IP電話で利用される050から始まる番号などで受発信を行います。取引先など社外の電話番号にかける際には、外線を用いることが一般的です。

通常、外線通話を行う際には発信側に通話料が発生します。

内線とは

内線は企業や組織内で通話を行う際に利用する電話です。2～5桁程度の内線番号を電話機ごとに割り当てて、その番号に発信することで社内での通話を実現します。

従来のPBXおよびクラウドPBXのいずれにおいても、基本的に内線通話の利用には通話料がかかりません。

内線を利用するメリット

内線を利用するメリットとして、主に以下の3点が挙げられます。

〇通話料がかからない

上述の通り、内線は一般的に通話料がかからないため、社内におけるコミュニケーションにかかる費用を抑えることが可能です。

〇電話の取り次ぎがしやすくなる

外線からかかってきた電話を担当者に取り次ぐ際に、内線で相手先や用件などを伝達することが可能です。あらかじめ要件を確認したうえで通話を開始できるため、取引先などとの会話がスムーズとなります。

〇着信グループの設定や、不在時に転送するなどの便利機能も

着信グループ機能を活用して、個別の電話機ではなくグルーピングされた複数の電話機に内線を着信させることもできます。着信グループ機能は、部署あての問い合わせを受け付ける際に有効です。

また、着信を受けた人が不在で一定時間応答がない場合、別の番号に転送する利用方法もあります。これにより、不在時の入電にも漏れなく対応することができます。

3. クラウドPBXにおける内線化の仕組み

クラウドPBXでは外線と同様に内線もインターネットを利用し、クラウドにあるサーバーと通信することで実現しています。従来のオンプレミスのPBXやビジネスフォンの場合、内線を利用するためには、配線をして電話機と交換機を物理的につなげる必要がありました。
一方でクラウドPBXは、インターネット環境さえあれば内線を利用できます。

スマートフォンなどのモバイル端末でも利用ができるため、オフィス内だけでなく外出先からでも内線通話が可能です。クラウドPBXで内線化を行うことで、より柔軟な働き方を実現できるでしょう。

4. クラウドPBXによって、内線はより活用しやすくなる

様々なメリットがある内線ですが、クラウドPBXの採用でさらに活用方法が広がります。以下では、クラウドPBXを導入することで得られる内線のメリットを紹介します。

端末に依存せず内線を利用

多くのクラウドPBXでは、固定電話機はもちろん、PCで会社の電話番号による受発信ができる「ソフトフォン」にも対応しています。

また、スマートフォンや携帯電話で会社の番号が利用できるようになる「FMC」に対応しているクラウドPBXもあります。BYOD （Bring Your Own Device：私用デバイスのビジネス利用）の形式で、プライベート用スマートフォンを使って内線電話の受発信を行うといった運用も可能です。

これらの方法をうまく利用することで、電話端末にかかるコストを削減しつつ、従業員のニーズに合わせた電話サービスを提供できます。

オフィス以外からも内線を利用

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、場所に依存しません。従来であれば内線はオフィス内でのみ利用できましたが、クラウドPBXであればオフィス外にいる従業員に内線で電話をかけることも可能です。

また、外線でかかってきた電話を、自宅やシェアオフィス・出張先などにいる従業員に転送するといった使い方もできます。テレワークが一般化した現代においては、オフィス外での内線利用は必須ともいえるでしょう。

クラウドPBXの機能も活用

クラウドPBXには、内線電話を便利にする様々な機能が搭載されています。例えば、通話録音機能が使えるクラウドPBXであれば、通話内容を忘れてしまったとしても後から聞きなおすことができます。

クラウドPBXの機能をうまく活用すれば、業務効率化にもつながるでしょう。

設定変更も容易に

クラウドPBXの設定は、ブラウザから行えるケースが多いです。組織体制やレイアウトの変更などに伴う内線の設定変更も、比較的容易に実施できます。

従来のPBXでは、社内に設置されているPBXの設定作業や、配線の繋ぎ変えなどをベンダーなどに依頼して行うケースがほとんどでしたが、クラウドPBXでは自社で設定が簡単に変えられ、配線工事も不要のため、短期間・低コストで実現できます。

5.まとめ

この記事では、内線と外線の違いや内線のメリットの紹介に加えて、クラウドPBXによって実現する内線の活用方法について紹介しました。

現代ではアプリによる通話も普及しつつありますが、やはり電話によるやり取りは利便性やスピード感において多くのメリットがあります。内線電話は今後も一定の役割を維持し続けるでしょう。

クラウドPBXと内線電話をうまく利用することで、場所を問わない柔軟な働き方を実現しつつ、コストの削減が期待できます。新たに電話環境を構築したい企業や、オンプレミスPBXのリプレイスを検討している企業は、クラウドPBXの採用を検討してみてはいかがでしょうか。